Awgrymiadau Ymarfer: Sefydliadau sydd Heb Reolwr

Canllawiau Arfer Da ar gyfer Swyddogion Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddogion Dynodedig Diogelu wrth Reoli honiadau a phryderon mewn Sefydliadau Heb Reolwr

Mae Swyddogion Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddogion Dynodedig Diogelu yn aml yn cael atgyfeiriadau gan weithwyr proffesiynol neu deuluoedd lle mae pryderon am unigolyn sy’n darparu gwasanaeth sy’n gweithio gyda phlant/oedolion sy’n wynebu risg, ond lle nad ydynt yn gweithio i sefydliad penodol.

Gallai’r rhain ymwneud ag unigolion nad ydynt wedi’u cysylltu’n gontractiol â strwythur rheolaeth llinell neu drefniadau AD.

Gall enghreifftiau o sefydliadau heb reolwr gynnwys darparwyr hyfforddiant preifat yn y cartref, pobl sydd wedi sefydlu eu busnesau eu hunain i ddarparu gwasanaeth fel hyfforddwyr chwaraeon neu gerddoriaeth, neu nanis hunangyflogedig.

Mae’n bwysig bod ymatebion i’r sefyllfaoedd hyn mor gadarn ag y byddent ar gyfer sectorau eraill o’r gweithlu plant/oedolion, ond gallent beri heriau.

Gall hyn fod oherwydd bod y pryderon yn ymwneud ag unigolyn sy’n hunangyflogedig neu lle mae’r pryderon yn ymwneud â rheolwr neu berchennog sefydliad ac nad oes unrhyw unigolyn neu Gymdeithas Broffesiynol y mae’n gysylltiedig â nhw sy’n gallu helpu i reoli unrhyw bryderon

Problemau wrth reoli honiadau lle nad oes sefydliad cyflogwr/corff proffesiynol cyffredinol

Mae hyn yn codi nifer o faterion i Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddog Dynodedig Diogelu sy’n ymwneud â rheoli’r honiad neu’r gŵyn a allai gynnwys y canlynol;

• Pwy yw’r unigolyn priodol i reoli hyn?
• Pa weithgareddau y gallai’r unigolyn fod yn rhan ohonynt a gyda phwy arall y gallai fod yn gweithio?
• A oes gan yr unigolyn neu’r sefydliad bolisïau ar waith sy’n ymwneud ag arferion gweithio mwy diogel, diogelu, rheoli honiadau a threfn gwyno? Os felly, pwy yw’r unigolyn priodol i graffu ar y rhain a sicrhau eu bod yn cael eu defnyddio?
• Beth yw’r disgwyliadau sy’n gysylltiedig â Thystysgrifau DBS ar gyfer yr unigolyn neu’r staff yn y sefydliad?
• Pwy yw’r unigolyn priodol i ymchwilio iddo os oes pryderon diogelu ac nad yw’r trothwyon yn cael eu bodloni ar gyfer atgyfeirio at yr heddlu neu ofal cymdeithasol?
• Sut bydd yr unigolyn dan sylw yn cael gwybod bod honiad wedi’i wneud yn ei erbyn, a phwy sydd yn y sefyllfa orau i wneud hyn?
• Sut gallwn ni effeithio ar ofal/ymarfer diogel lle nad yw’n bosibl defnyddio camau cyflogaeth fel asesiadau risg/dyletswyddau amgen a allai liniaru risg wrth weithio gyda phlant/oedolion sy’n wynebu risg?

Opsiynau i’w hystyried wrth Reoli atgyfeiriadau

Mae’n bwysig bod eich gweithdrefnau’n cael eu dilyn wrth reoli’r sefyllfaoedd hyn yn yr un modd â phob honiad arall. Lle mae trothwyon yn cael eu cyrraedd, dylid cyfeirio achosion at yr heddlu a/neu ofal cymdeithasol yn unol â’r gweithdrefnau hyn.

Nod yr awgrymiadau canlynol yw darparu amrywiaeth o opsiynau i’w hystyried a allai helpu i reoli sefyllfaoedd lle nad oes strwythur rheoli i gyfeirio ato.

• Os yw’r pryderon yn ymwneud â pherchennog cwmni neu unigolyn hunangyflogedig, dylech chwilio a oes corff rheoleiddio neu broffesiynol a allai helpu. Gallai fod yn ddefnyddiol edrych ar wefan y sefydliad i weld a yw’n gysylltiedig ag unrhyw sefydliadau. Os yw unigolyn yn gysylltiedig ag unrhyw sefydliad neu gorff rheoleiddio, efallai y bydd yn gallu helpu i roi mesurau diogelu ar waith a chynnig cyngor ynghylch pwy yw’r lle gorau i ymchwilio.
• A yw’r sefydliad yn llogi lleoliadau gan sefydliadau eraill? Os felly, dylai’r cwmni dan sylw fod yn cydymffurfio â pholisïau a gweithdrefnau diogelu’r lleoliad. Mewn sefyllfaoedd o’r fath, gall fod yn briodol rhannu gwybodaeth gymesur â’r arweinydd diogelu yn y lleoliad, os oes angen rhoi mesurau diogelu ar waith. Dylai’r Awdurdod Lleol fod yn ofalus cyn rhannu gwybodaeth â rheolwyr eiddo neu bobl sy’n rhentu gofod masnachol.
• A oes rôl i unrhyw sefydliad arall? Er enghraifft, os yw’r darparwr yn elusen gofrestredig, a oes angen rhoi gwybod i’r Comisiwn Elusennau? A oes rôl i’r Awdurdod Lleol mewn perthynas â Safonau Masnach neu Iechyd a Diogelwch? A yw’r darparwr yn gweithredu gwasanaeth a ddylai gael ei gofrestru?
• Pan fydd yr heddlu’n gysylltiedig a bod amodau mechnïaeth? Pa rôl fydd gan yr heddlu o ran rhoi gwybod i’r darparwr am yr atgyfeiriad i Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddog Dynodedig Diogelu a sefydlu a oes unrhyw un arall yn y gwasanaeth a all helpu
• Pan fydd teulu’n contractio darparwr annibynnol, er enghraifft drwy daliadau uniongyrchol, a oes rôl i Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddog Dynodedig Diogelu o ran cynnig cyngor iddynt fel y cyflogwr ar faterion fel sicrhau bod mesurau diogelu ar waith a gwneud atgyfeiriadau i’r DBS lle bo hynny’n briodol.

Lle nad oes unigolyn neu sefydliad arall i ymchwilio a sicrhau bod mesurau diogelu ar waith.

Mewn rhai sefyllfaoedd, efallai na fydd unigolyn annibynnol addas i helpu mewn unrhyw ymchwiliad.

Lle mae’r holl opsiynau eraill wedi cael eu hystyried, gellir gadael Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddog Dynodedig Diogelu heb unrhyw opsiwn arall i gysylltu â’r darparwr ei hun. Gan nad rôl Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddog Dynodedig Diogelu yw ymchwilio ond rheoli a goruchwylio unrhyw ymchwiliad lle bo angen, dylai Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddog Dynodedig Diogelu ofyn am gyngor gan ei reolwr ynghylch sut i reoli hyn. Efallai y bydd angen i Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddog Dynodedig Diogelu fod yn gysylltiedig â’r canlynol:

• Os nad yw’r heddlu neu ofal cymdeithasol yn gysylltiedig ac nad oes unrhyw sefydliad arall wedi’i nodi i gynorthwyo, efallai y bydd angen i Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddog Dynodedig Diogelu gysylltu â’r darparwr i egluro proses Honiadau Diogelu Adran 5 i’r unigolyn y gwnaed yr honiad yn ei erbyn.
• Efallai y bydd angen i Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddog Dynodedig Diogelu ofyn am wybodaeth gan y darparwr am ei Bolisi Diogelu, ei Weithdrefn Gwyno a’i Yswiriant i sefydlu a oes gan y darparwr unrhyw drefniadau ar waith i helpu i reoli unrhyw honiad.
• Efallai y bydd rôl i Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddog Dynodedig Diogelu o ran sicrhau bod trefniadau diogelu ar waith, er enghraifft wrth sefydlu manylion y plant y mae’r darparwr yn gweithio gyda nhw neu asiantaethau sy’n comisiynu’r darparwr os bydd angen unrhyw ddatgeliadau i sicrhau bod mesurau diogelu ar waith.
• Mewn amgylchiadau eithriadol, efallai mai Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddog Dynodedig Diogelu fydd yr unig un sydd ar gael i gael cyfrif gan y darparwr.
• Ar ddiwedd unrhyw ymchwiliad, efallai y bydd yn briodol adolygu unrhyw beth a ddysgwyd o hyn gyda’r darparwr ac adolygu unrhyw fylchau mewn polisïau, arferion a gweithdrefnau.

Pan fydd darparwr yn gwrthod cydweithredu, neu pan fydd pryderon diogelu yn parhau

Pan fydd darparwr yn gwrthod ymgysylltu, mae’n dal yn bwysig sicrhau bod mesurau diogelu ar waith. Mae’n bwysig cofio y dylai unrhyw achos o rannu gwybodaeth fod yn gymesur, ac os bydd gwybodaeth yn cael ei rhannu, dylid rhoi gwybod i’r darparwr am y bwriad i wneud hynny ymlaen llaw.

Pan fydd darparwr yn gwrthod cydweithredu, gellir ystyried yr opsiynau canlynol;

• A oes rôl i’r Gwasanaethau Comisiynu o ran sicrhau, lle bo pryderon yn parhau, nad yw’r darparwr yn cael ei ddefnyddio mwyach?
• A oes rôl o ran addysg gymunedol, er enghraifft dosbarthu taflen sy’n darparu’n gyffredinol i rieni ar gyflogi tiwtoriaid preifat?
• A oes rôl i Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddog Dynodedig Diogelu wrth wneud atgyfeiriad ar gyfer y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS)?
• A oes rôl i roi gwybod i wasanaethau eraill lle nodir risg drosglwyddadwy?

Nid yw’r rhestrau hyn yn gynhwysfawr ond eu nod yw rhoi arweiniad i Swyddog Dynodedig yr Awdurdod Lleol/Swyddog Dynodedig Diogelu wrth reoli’r prosesau hyn.